Bei einer schriftlichen Gesellschafterentscheidung müssen Form, Zustimmung, Antrag und Stimmen nachvollziehbar sein.
Ihr Team im Gesellschafterstreit
Konfliktteam für Gesellschafter und Geschäftsführer
Gesellschafterstreit verlangt Gesellschaftsrecht, Prozessstrategie und wirtschaftliches Verständnis aus einer Hand. Mag. Bernhard Brandauer verantwortet die anwaltliche Beratung; je nach Konflikt arbeiten weitere spezialisierte Juristinnen und Juristen der Kanzlei an Sicherung, Beweisführung, Verhandlung und gerichtlicher Durchsetzung mit.
Team kontaktierenEin Beschluss ohne Sitzung kann eine praktikable Lösung sein, wird im Streit aber schnell zur Beweisfrage. Entscheidend ist zuerst, ob sämtliche Gesellschafter dem schriftlichen Verfahren zugestimmt haben und ob der Gesellschaftsvertrag zusätzliche Vorgaben enthält.
Trennen Sie die Zustimmung zum Abstimmungsweg, den konkreten Antrag, die übermittelte Fassung, die abgegebenen Stimmen und die Bekanntgabe des Ergebnisses. Diese Ebenen dürfen in einer Nachrichtenkette nicht ineinanderfallen.
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Ordnen Sie zuerst jede Erklärung zum schriftlichen Verfahren zeitlich und personell zu. § 34 GmbHG ist mit dem Gesellschaftsvertrag zu lesen. Erst danach lässt sich die Sachabstimmung verlässlich einordnen.
Vergleichen Sie Antrag, Anlagen, Änderungen und die endgültige Beschlussformel. Halten Sie fest, welche Fassung allen Gesellschaftern vorlag und worüber tatsächlich abgestimmt wurde.
Dokumentieren Sie Stimmabgabe, Vertretungsmacht, mögliche Stimmverbote und die Berechnung der Mehrheit. Das Ergebnis muss der maßgeblichen Fassung zugeordnet und nachvollziehbar bekanntgegeben werden.
§ 34 GmbHG betrifft die Beschlussfassung ohne Versammlung. Im ersten Schritt ist daher zu klären, ob sämtliche Gesellschafter diesen Abstimmungsweg akzeptiert haben. Die Zustimmung zum Verfahren ist von der späteren Zustimmung oder Ablehnung des konkreten Antrags zu trennen.
Prüfen Sie dazu Gesellschaftsvertrag, E-Mails und sonstige Erklärungen in ihrer zeitlichen Reihenfolge. Eine Erklärung, die nur den Erhalt eines Antrags bestätigt, beantwortet nicht automatisch die Frage, ob auch das schriftliche Verfahren gebilligt wurde. Die Schwerpunktseite zu Beschlussanfechtung und Nichtigkeit ordnet diese Ebenen im Streit ein.
Ein sauberer Antrag bezeichnet den Beschlussgegenstand und die gewünschte Entscheidung. Anlagen, Alternativen und nachträgliche Änderungen müssen derselben Prüfung zugeordnet werden. Nachrichtenketten ohne klaren Antrag erschweren später die Frage, worüber überhaupt abgestimmt wurde.
Sichern Sie deshalb jede übermittelte Fassung mit Absender, Empfänger und Zeitpunkt. Wenn sich der Wortlaut ändert, muss nachvollziehbar bleiben, welche Fassung als Grundlage der Stimmen diente. Für Niederschrift, Abschrift und elektronische Spuren hilft der Beitrag zur Beschlussdokumentation.
Ordnen Sie jeder Erklärung den Gesellschafter, den Zeitpunkt und die vertretene Beteiligung zu. Bei Vollmachten ist zu prüfen, ob die Vertretungsmacht den konkreten Abstimmungsgegenstand erfasst. Ist ein Gesellschafter selbst betroffen, müssen mögliche Stimmverbote nach § 39 Abs 4 GmbHG gesondert geprüft werden.
Das Ergebnis sollte nicht nur als „angenommen“ bezeichnet werden. Halten Sie Ja-, Nein- und Enthaltungsstimmen sowie die für die Mehrheit maßgebliche Berechnung fest. Bei einer strittigen Vollmacht kann die Einordnung zur Stimmrechtsvollmacht die Beweisfragen präzisieren.
Nach der Abstimmung müssen die maßgebliche Fassung, die gültigen Stimmen und das bekanntgegebene Ergebnis zusammenpassen. Sichern Sie auch die Mitteilung des Ergebnisses und die Unterlagen zur Beschlusskopie. § 40 GmbHG betrifft die Dokumentation und Übermittlung gefasster Beschlüsse und ist von der vorgelagerten Zustimmung nach § 34 zu unterscheiden.
Wenn das Ergebnis bereits umgesetzt werden soll, sichern Sie die zeitliche Abfolge. Der Beitrag zur Anfechtung eines Gesellschafterbeschlusses zeigt, welche Unterlagen für die weitere Prüfung von Bekanntgabe und Rechtsbehelf wichtig sind.
Ein fehlender Konsens zum schriftlichen Verfahren ist eine andere Frage als ein inhaltlich rechtswidriger Beschluss. Für beide Ebenen sind Beschlusswortlaut, Gesellschaftsvertrag, Abstimmungsunterlagen und konkrete Auswirkungen zu sichern.
Nach § 41 GmbHG können Beschlussmängel eigene Rechtsfolgen auslösen. Prüfen Sie daher, welcher Fehler behauptet wird, wann das Ergebnis bekannt wurde und welcher Rechtsbehelf zum konkreten Sachverhalt passt. Die Prüfung einer fehlerhaften Einladung betrifft einen anderen Verfahrensweg und sollte nicht mit der schriftlichen Abstimmung vermischt werden.
Das hängt davon ab, ob sie den Abstimmungsweg, den konkreten Antrag und die abgegebene Stimme eindeutig erkennen lässt und der Gesellschaftsvertrag keine zusätzlichen Vorgaben enthält. Eine isolierte Nachricht ersetzt keine Prüfung des gesamten Verfahrens.
Schweigen darf nicht ohne klare rechtliche oder vertragliche Grundlage als Zustimmung behandelt werden. Entscheidend ist, ob die Zustimmung zum schriftlichen Verfahren nachvollziehbar erklärt wurde.
Sichern Sie Antrag, Anlagen, Änderungen, jede Stimmabgabe, die maßgebliche Endfassung und die Bekanntgabe des Ergebnisses. Die zeitliche Reihenfolge hilft, den tatsächlich behandelten Gegenstand festzustellen.
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